Posta certificata

Facciamo il punto della situazione

 

 

Cosa è la posta certificata e a cosa serve

La posta elettronica certificata è un sistema che consente di individuare con certezza il mittente (chi invia) e di avere ricevuta di ritorno dell'avvenuta consegna del messaggio

In altre parole :

Chi invia un messaggio di posta attraverso questo sistema ha la certezza che il messaggio è arrivato a destinazione
(oppure riceve un avviso che ne annuncia la mancata consegna)

Chi riceve il messaggio inviato attraverso la posta elettronica certificata è sicuro dell'identità del mittente.

Il CNIPA (Centro Nazionale per L'informatica nella Pubblica Amministrazione, ex AIPA) è l'organismo deputato a stabilire le regole di tutta la materia

Il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 "Codice dell'Amministrazione digitale" fra le tante disposizioni che impartisce sulla materia della gestione informatizzata della Pubblica Amministrazione, detta regole circa la cosiddetta posta certificata.

 

L'art 45 del decreto 82 dice:

45. Valore giuridico della trasmissione.

  1. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.

In pratica un cittadino trasmette via fax un documento ad una scuola ed il documento è giuridicamente valido come se fosse stato recapitato per posta ordinaria (e questo già lo sapevamo) ma a condizione che sia possibile accertarne la provenienza. La scuola o comunque la Pubbila Amministrazione DEVE avere certezza dell'identità del cittadino suddetto.

 

Anche il messaggio di posta elettronica può essere quindi accettato come valido, sempre che sia accertabile CHI lo invia.

 

Infatti l'art 47 del decreto 82 dice

47. Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni.

  1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza.

Come si accerta la provenienza?

Ecco che al punto due dell'articolo 47 si dice:

  1. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se:

 

Si noti che è sufficiente che solo uno dei mezzi indicati sia messo in atto affinchè il messaggio sia valido, la posta certificata è solo uno dei quattro indicati (l'ultimo).

Tuttavia il Decreto si spinge oltre (in maniera singolare) e dice al successivo punto 3 dell'art. 47

  1. Entro otto mesi dalla data di entrata in vigore del presente codice le pubbliche amministrazioni centrali provvedono a:

Si dà per acquisito che serva comunque una casella di posta elettronica certificata mentre al punto precedente si citavano ben 4 sistemi diversi tra i quali: "ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente".

Vale la pena di approfondire cosa prevede la normativa vigente per valutare quali altri strumenti potremmo avere per accertare la provenienza di un messaggio di posta elettronica.

Ad esempio se insieme al messaggio mi arriva la copia scannerizzata del documento di identità dell'interessato dovrebbe essere prova sufficiente dell'identità del medesimo. (questo è considerato valido per il fax).

 

 

Quali sono le comunicazioni per le quali è necessario individuare con certezza il mittente?

L'art 48 del decreto 82 dice:

48. Posta elettronica certificata.

  1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
  2. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta.
  3. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche.

 

Quindi, la posta elettronica certificata serve per le comunicazioni fra le diverse Amministrazioni e fra Amministrazione e cittadino.

Come ?

Esaminiamo le ipotesi possibili alla luce delle regole tecniche scritte dal CNIPA:

  1. La P.A. (Pubblica Amministrazione) ha la posta certificata ed il cittadino no

    La P.A. che invia posta al cittadino riceve un messaggio di accettazione dal proprio gestore ma nessun messaggio di avvenuta consegna.

    Il cittadino invia alla P.A. ma non riceve alcun messaggio di avvenuta consegna, la P.A. potrebbe addirittura non ricevere il messaggio o, se lo riceve, viene trattato come messagio anomalo.

    l’immissione di un messaggio di posta ordinaria nel circuito di trattamento della posta certificata è a discrezione del gestore destinatario; i criteri adottati per gestire la posta ordinaria devono essere noti e condivisi dall’utente finale del servizio.(cfr."Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata" pag 41)

  2. Il cittadino ha la posta certificata e la P.A. (Pubblica Amministrazione) no
la situazione è la stessa descritta al punto 1 scambiando P.A. e cittadino
  1. Il cittadino e la P.A. hanno entrambi la posta certificata

    La P.A. che invia posta al cittadino riceve un messaggio di accettazione dal proprio gestore e un messaggio di avvenuta consegna da parte del gestore del cittadino

    Il cittadino invia alla P.A. riceve un messaggio di accettazione dal proprio gestore e un messaggio di avvenuta consegna da parte del gestore della P.A.

L'unica condizione in cui la posta certificata funziona, come si prefigura nella normativa, è quella descritta al punto 3.

In ogni caso è bene tener presente quanto disposto all'art. 6 del DLGS 82

6. Utilizzo della posta elettronica certificata.
1. Le pubbliche amministrazioni centrali utilizzano la posta elettronica certificata, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio
2005, n. 68, per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti
interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.